11 Bước Lập Kế Hoạch Kinh Doanh Quán Cafe Hiệu Quả Cần Biết

Ý tưởng kinh doanh quán cà phê không còn là mới mẻ, nhưng mở quán cafe nhỏ để kinh doanh trong thời điểm hiện tại vẫn là một hướng đi tốt, nếu bạn thận trọng và suy xét thật kỹ lưỡng. Vậy mở một quán cafe nhỏ cần những gì? Dưới đây là những kế hoạch mở quán cafe bạn cần nắm rõ trong lòng bàn tay nếu muốn quán café nhỏ của mình đông khách.

Bài viết này sẽ dành cho những người có vốn ban đầu để đầu tư và muốn là một StarBucks tiếp theo. Bạn cũng có thể sở hữu và điều hành một doanh nghiệp café nếu bạn có đầy đủ hành trang để bắt đầu một ý tưởng kinh doanh cafe.

1. Học hỏi các kiến thức, kinh nghiệm mở quán cafe

Trước khi quyết định kinh doanh bất cứ mặt hàng, dịch vụ nào bạn cũng phải trả lời câu hỏi, mình biết gì về lĩnh vực đó và tự xem mình như một khách hàng. Do đó, nếu chọn kinh doanh cà phê bạn phải am hiểu về thức uống này để biết được cách pha chuẩn nhất, ly cà phê này pha đã đạt chưa,… để từ đó kế hoạch mở quán cafe chuẩn nhất và phục vụ khách hàng được tốt nhất. Và đây cũng được coi là một trong các bước mở quán cafe quan trọng nhất.

Việc đầu tiên bạn nên đưa vào kế hoạch kinh doanh cafe của mình là học những kiến thức bạn cần học là: Đặc điểm của từng loại giống cà phê, tên các trang trại trồng cà phê, kiểu ly nào và công thức pha phù hợp với người Việt nam nhất,… Nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia để có quyết định đúng đắn nhất. Bạn nên có một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết để nắm rõ các việc cần làm nhé!

Khi đã tích lũy đủ kiến thức về cà phê + đam mê bản thân, bạn sẽ thấy tự tin hơn. Từ đó lên kế hoạch mở quán cà phê cụ thể và truyền lại những bí kíp đó cho nhân viên của mình để có được ly café thơm ngon nhất phục vụ khách hàng. Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe tốt sẽ giúp cho bạn thành công khi bước vào kinh doanh thực tế.

2. Chuẩn bị vốn kinh doanh cafe

Mở quán café bạn phải chuẩn bị số vốn kha khá đấy, tổi thiểu phải trên 50 triệu. Bạn có thể huy động ở mọi nguồn, tiền tiết kiệm, đi vay,… nhưng phải chắc chắn mình có chính xác bao nhiêu từ lúc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe. Vì vốn sẽ quyết định quy mô kinh doanh, rồi thuê mặt bằng, thiết kế website, thuê nhân viên, mua nguyên liệu, trang trí quán… Vốn là yếu tố hàng đầu trong bản kế hoạch kinh doanh quán cafe của bạn.

Vốn để mở quán cà phê bao gồm 2 loại chi phí chính đó là:

Chi phí cho quán: Bao gồm tiền đặt cọc mặt bằng, chi phí thiết kế và thi công, chi phí nhân công, vật dụng,…

Chi phí duy trì: Khoản này dành cho thời gian đầu mới mở quán như quảng cáo, tiếp thị và các khoản như thuê mặt bằng hàng tháng, internet, điện, nước, điện thoại, trả lương nhân viên, nguyên liệu, thực phẩm các loại, thức uống, quà tặng khuyến mãi,…

Khi có kế hoạch mở quán cafe bạn phải dự trù được chi phí này cộng thêm khoản vốn dự phòng cho 3 tháng đầu, vì thời gian này quán chưa sinh lãi hoặc rất ít. Để tìm hiểu chi tiết hơn về số tiền cần có khi kinh doanh quán café bạn có thể tham khảo bài viết Mở quán café nhỏ cần bao nhiêu vốn?

3. Xác định khách hàng tiềm năng, nghiên cứu đối thủ

Kế hoạch kinh doanh café thành bại phụ thuộc rất lớn vào bước này. Nếu bạn lơ là không nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh, người thua cuộc sẽ là bạn.

Về nghiên cứu đối thủ: Khi chọn mặt bằng bạn đã phải lưu ý vấn đề này rồi. Hãy khảo sát xem những quán cà phê đang kinh doanh gần bạn có gì độc đáo, khách hàng có ý kiến gì về họ, có đông khách không, họ có ưu và nhược điểm gì…?

Từ đó rút kinh nghiệm tránh mắc sai lầm như họ, và cải tiến những cái họ chưa có hoặc làm chưa tốt trong việc lên kế hoạch mở quán cafe. Bên cạnh nghiên cứu đối thủ thì bản kế hoạch kinh doanh quán cafe của bạn cần có thông tin thị trường nữa đấy!

Về nghiên cứu thị trường, xác định khách hàng tiềm năng: Bạn phải xác định rõ quán café mình sẽ nhắm vào đối tượng khách hàng cụ thể nào, tuổi teen, sinh viên, công nhân viên chức, doanh nhân, người trung niên,…

Từ đó bạn sẽ có hướng tập trung vào sản phẩm đối tượng đó cần, thích, rồi trang trí thiết kế quán cafe sao cho phù hợp với họ,… Hãy thực hiện đủ các bước này khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe nhé!

4. Lên ý tưởng và phong cách quán café 

Đã chọn được đối tượng khách hàng tiềm năng, bạn sẽ biết được mình cần trang trí quán theo phong cách nào. Một số ý tưởng bạn có thể tham khảo là Café bóng đá, công sở, vướn, cá tính, thưởng thức sành sỏi, cóc, bình dân,…

Lên kế hoạch mở quán cafe cần lựa chọn mặt bằng

Nhiệm vụ của bạn khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe là lên ý tưởng thiết kế, trang trí quán café sao cho phù hợp với đối tượng khách hàng mình muốn hướng tới. Hãy tận dụng những bức tranh tường hoặc sơn dầu để tô điểm thêm cho quán, thu hút khách nhiều hơn.

Khi đặt tên quán cafe, bạn cùng cần lưu ý cái tên của quán phải thật ấn tượng và độc đáo, dễ nhớ, dễ đọc. Quan trọng hơn, tên quán sẽ quyết định phong cách thiết kế của quán cafe. Chẳng hạn như với quán tên Tree Coffee, bạn có thể decor quán thành một không gian xanh với nhiều cây cối và hoa cỏ.

5. Lựa chọn mặt bằng, thuê địa điểm mở quán

Kế hoạch kinh doanh café thành công hay không, 1/3 phụ thuộc vào việc chọn được mặt bằng đẹp. Nếu chủ quan không cân nhắc kỹ, sự nghiệp của bạn thất bại là lẽ tất nhiên biết trước được. Bản kế hoạch kinh doanh quán cafe của bạn phải có thông tin về địa điểm và mặt bằng mở quán.

Kinh nghiệm kinh doanh café của nhiều người đi trước cho thấy, việc chọn địa điểm nhiều người qua lại như siêu thị, trung tâm thương mại lớn, trường học, khu công nghiệp,… luôn là lựa chọn khôn ngoan vì sẽ thu hút được lượng lớn khách hàng gần đó. Lúc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe bạn cũng nên chú ý điều này.

Nhiệm vụ này không hề dễ hoàn thành. Bạn phải bỏ nhiều thời gian, công sức tìm kiếm chứ không thể hoàn thành ngay được. Đó cũng là bước tốn nhiều thời gian trong khâu lên kế hoạch mở quán cafe của bạn. Hãy “ngắm” một vài chỗ rồi theo dõi xem lượng người qua lại có đông không, họ có nhu cầu nghỉ ngơi, uống café, có view đẹp để khách ngắm hay không, có chỗ đỗ xe thuận tiện hay không,…

Đừng coi thường những yếu tố đó mà hối không kịp nha, vì đó sẽ là nền tảng để bạn thành công sau này đấy.

6. Hoàn tất các thủ tục pháp lý

Mở quán café có cần đăng ký kinh doanh không? Tất nhiên là có rồi. Để quán có thể hoạt động như kế hoạc đã định, bạn phải tới phường, xã nơi bạn định mở để hoàn tất các thủ tục pháp lý, đó là xin giấy phép kinh doanh. Quán café bình dân đóng thuế theo hình thức Hộ kinh doanh cá thể.

7. Tìm kiếm nhà cung cấp

Đây là một phần quan trọng của kế hoạch mở quán cafe, bạn cần nguồn cung cấp đồ dùng cho cửa hàng kinh doanh cafe, nơi lấy nguyên liệu chế biến đồ uống và nơi cung cấp các thiết bị khác cho cửa hàng.

Bạn có thể tham khảo tại nhiều địa điểm cung cấp khác nhau, và hãy lựa chọn các nhà cung cấp mà họ có thể tạo ra tính riêng biệt cho bạn. Ví dụ như tạo ra những chiếc cốc chỉ riêng cửa hàng của bạn có. Tìm được nhà cung cấp tốt là việc đầu tiên bạn phải đưa ra khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe.

Về nguyên liệu chế biến đồ uống bạn có thể lựa chọn nhiều nhà cung cấp trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài.

8. Vật dụng cần thiết và nhân viên

Lập kế hoạch mở quán cafe mở quán café của riêng kinh doanh dù quy mô lớn hay nhỏ thì các vấn đề về nhân viên và vật dụng cũng không thể qua loa được.

Học hỏi các bước để mở quán cafe

Một số vật dụng cần phải có như: Tách, ly, đồ pha chế, đĩa, chén, cà phê, thức ăn, đồ uống,… Mẹo là bạn hãy lên danh sách những đồ phải và nên mua để tránh thiếu hoặc thừa. Sau đó tìm địa chỉ cung cấp với chất lượng, giá tốt nhất, ổn định lâu dài cho quán.

Về vấn đề nhân viên: Quy mô quán nhỏ, ban đầu chưa đông khách, thì bạn không cần thiết phải thuê nhiều nhân viên. Chỉ cần 3 người, một người pha chế, một phục vụ, một nhân viên bảo vệ là đủ. Sau này khi quán đông khách hoặc quy mô mở rộng hơn thì sẽ bổ sung sau. Khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe bạn phải tính kỹ khâu này nhé.

Quan trọng nhất vẫn là vấn đề chất lượng, café ngon mới hút được khách. Bởi vậy, nhân viên pha chế cực quan trọng- họ là linh hồn cho quán. Vì vậy, bạn phải chọn người yêu thích và sành về café, có công thức pha chế ngon, đẹp mắt. Như vậy, các vật dụng cần thiết và số lượng nhân viên là yếu tố không thể thiếu trong bản kế hoạch kinh doanh quán cafe của bạn.

9. Mua phần mềm quản lý quán cafe

1 yếu tố tưởng như nhỏ bé nhưng lại góp phần quan trọng vào thành công khi mở quán cafe đó là phần mềm quản lý quán cafe. Phần mềm quản lý tốt sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn sắp bàn cho khách trong một nốt nhạc, phục vụ nhanh và chuyên nghiệp, hạn chế tối đa nhầm lẫn order và người quản lý có thể dễ dàng bao quát nhà hàng.

• Lên order cho khách nhanh: Nhân viên phục vụ có thể xem sơ đồ bàn trực quan theo phòng, tầng để xếp bàn cho khách, lấy yêu cầu gọi đồ uống của khách ngay trên thiết bị cầm tay như điện thoại, tablet.
• Không sai sót, nhầm lẫn order: Phiếu gọi đồ từ nhân viên order sẽ chuyển thẳng đến quầy bar và pha chế.
• Thanh toán chính xác, nhanh chóng: Khi nhân viên phục vụ gửi yêu cầu thanh toán, hóa đơn sẽ được tự động chuyển sang danh sách chờ thanh toán giúp thu ngân dễ dàng biết bàn nào đang cần thanh toán để tính tiền cho khách.
• Xem báo cáo kinh doanh mọi lúc mọi nơi: Người quản lý có thể xem báo cáo về tình hình kinh doanh, bao quát hoạt động của quán qua ứng dụng bất cứ lúc nào.

Bạn hãy tìm hiểu ngay về phần mềm này ngay từ khi lên kế hoạch mở quán cafe để áp dụng tốt nhất lúc quán bước vào kinh doanh nhé

10. Lập menu, định giá hợp lý

Xây dựng menu là bước không thể thiếu trong việc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe: Quán bạn có bao nhiêu loại café, bao nhiêu thức uống, món ăn khác, hãy lập thành một menu sao cho khách dễ hình dung nhất.

Vì mục đích của bạn là mở quán café nên hãy tập trung nhiều vào, hãy thêm thật nhiều hương vị riêng để tạo sự khác biệt. Lập một menu hấp dẫn ngay từ khi lên kế hoạch mở quán cafe bạn nhé!

Về vấn đề định giá: Mỗi ngày bạn bán được bao nhiêu ly? Bao nhiêu ly thì bạn hòa vốn và có lãi? Các khoản chi phí kèm theo như thay thế sản phẩm, giao hàng,… là bao nhiêu? Không được bỏ sót bất kỳ khoản nào, hãy tính toán kỹ tất cả mọi chi phí phát sinh, bạn sẽ định giá được nhanh chóng.

Và có một quy chuẩn khá hay dành cho những ai đang định khởi nghiệp mở quán café là: “Nếu tất cả mọi người đều phàn nàn về giá cả, tức là nó quá cao. Nếu chẳng ai phàn nàn, tức là quả thấp. Còn khi chỉ có vài người kêu ca, tức là bạn đã định giá hoàn hảo”.

11. Quảng bá quán café

Sau khi đã hoàn thành 8 nhiệm vụ trong kế hoạch mở quán cafe, cuối cùng là bạn phải quảng cáo để mọi người biết tới quán café của mình. Bản kế hoạch kinh doanh quán cafe hãy làm chi tiết kế hoạch quảng bá nhé.

Đầu tiên, bạn phải có một hệ thống để khách nhận diện quán bạn như: tên quán, logo, biển hiệu, menu, name card, website,… chuyên nghiệp sao cho khách dễ nhớ nhất là ok.

Mở quán café đừng quên tạo dựng một website thật chuyên nghiệp, cập nhật lên web thực đơn, hình ảnh đẹp của quán, nhận xét của khách hàng, rồi các chương trình khuyến mại, giảm giá… để tiếp cận với khách hàng online tiềm năng. Khi cần làm web hãy nhớ đến Bizweb nha, bạn sẽ có một website chuyên nghiệp và hỗ trợ tiếp thị đa kênh một cách trọn vẹn. Ngay lúc này bạn có thể tạo website dùng thử và cảm nhận rồi đấy.

Ngoài ra, các trang chia sẻ cộng đồng như Lozi, foody… Khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe bạn cũng đừng bỏ qua, đây là nơi giới trẻ họ chia sẻ cho nhau những quán café view đẹp, những nơi có café ngon và check-in sống ảo tuyệt vời. Hãy tận dụng để tiếp thị cho quán cà phê của mình nhé.

Thời gian đầu mới mở quán, đừng quá nôn nóng, hãy tận dụng các mối quan hệ thân thiết, các trang mạng xã hội, diễn đàn,….để giới thiệu cho quán. Ngay ngày khai trương, hãy mời người thân, bạn bè, đồng nghiệp, … tới ủng hộ. Sau đó họ sẽ giúp bạn giới thiệu bạn bè của họ tới quán bạn. Cứ như vậy, dần dà lượng khách biết và đến quán sẽ đông hơn, bạn sẽ có nhiều khách quen hơn.

Lập kế hoạch mở quán cafe café thời điểm này vẫn không hẳn là muộn, chỉ cần bạn tìm được chân lý kinh doanh đúng đắn và kiên định theo đuổi thì chắc chắn sẽ thành công.